O que é gestão de ativos de TI (ITAM)?

UMA SOLUÇÃO DE ITAM QUE ATENDA ÀS SUAS NECESSIDADE

A gestão de ativos de TI (também conhecida como ITAM) é o processo de garantir que os ativos de uma organização sejam contabilizados, implantados, mantidos, atualizados e descartados quando chegar a hora. Simplificando, é garantir que os itens valiosos, tangíveis e intangíveis, em sua organização sejam rastreados e usados.

Então, o que é um ativo de TI? Definido de forma simples, um ativo de TI inclui hardware, sistemas de software ou informações sobre valores de uma organização. No departamento de TI, alguns dos ativos mais importantes são os computadores e licenças de software que nos ajudam a construir, vender e apoiar o negócio principal das empresas. Os ativos de TI têm um período finito de uso. Para maximizar o valor que uma organização pode gerar a partir deles, o ciclo de vida dos ativos de TI pode ser gerenciado proativamente. Cada organização pode definir estágios únicos desse ciclo de vida, mas geralmente incluem planejamento, aquisição, implantação, manutenção e aposentadoria. Uma parte importante da gestão de ativos de TI é a aplicação de processos em todas as etapas do ciclo de vida para entender o custo total de propriedade e otimizar o uso de ativos.

No passado, os departamentos de TI eram capazes de controlar ativos dentro de seu próprio domínio. Agora, a prática de gerenciamento de ativos de uma organização vai muito além do hardware emitido com um selo oficial de aprovação de TI. Software baseado em assinatura e os funcionários esperam personalizar as ferramentas com as qual trabalham através de marketplaces e lojas de aplicativos, apresentando novos desafios de gerenciamento de ativos. A forma como as equipes modernas trabalham exige que as equipes de TI sejam flexíveis e adaptem seu processo de gerenciamento de ativos para melhor capacitar o negócio.

À medida que várias equipes se esforçam para trabalhar com as ferramentas que melhor se adequam às suas necessidades, a gestão de ativos é uma parte ainda mais importante da estratégia global de uma organização e fornece informações atualizadas para reduzir riscos e custos. Um processo de gerenciamento de ativos cria uma única fonte de verdade ao otimizar orçamentos, apoiar o gerenciamento do ciclo de vida e tomar decisões que impactam toda a organização.

À medida que equipes fora da TI começam a adotar a gestão de serviços, a gestão de ativos também se tornou importante para uma variedade de departamentos.

Por que a Gestão de Ativos de TI é importante?

Fornecendo uma única fonte confiável dobre os ativos de TI

Muitas vezes, os ativos são rastreados em uma variedade de lugares diferentes, por dezenas de  pessoas diferentes. Normalmente as pessoa não dispoem de ferramenta de coleta de informações  centralizadas . Naturalmente, o caos e a imprecisão se forma. É difícil tomar decisões corretas com dados impressisos. Há até empresas onde as pessoas estão sendo empregadas apenas para acompanhar os ativos de TI. Os sistemas  de gestão de ativos como o Smartx HUB devem fazer esse trabalho. Sem ter que relegar o tempo e a energia humana para rastrear ativos, monitorar o uso e entender dependências, os funcionários de TI podem se concentrar mais no que mais importa para a organização. A gestão de ativos traz ordem e oferece uma única fonte de verdade para equipes de TI, gerenciamento e, finalmente, organizações inteiras.

Além disso, muitos equipamentos nunca podem ser localizados e são considerados perdidos ou roubados. E como os serviços são altamente complexos, a gestão desse trabalho contínuo de manutenção é fundamental.

Erros não são permitidos na gestão de equipamentos de TI, pois são caros, mas felizmente evitáveis com processos e sistemas como o SmartX HUB.

Melhorar a utilização e eliminar o desperdício

A gestão de ativos de informática do sistema SmartX HUB mantém as informações atualizadas, para que as equipes eliminem desperdícios e melhorem a utilização. Economiza dinheiro ajudando a evitar compras desnecessárias e cortando custos de licenciamento e suporte. O aumento do controle também impõe o cumprimento das políticas de segurança e jurídica e reduz os riscos. As implicações positivas sobre os custos e a produtividade beneficiam toda a organização.

Você está confiando em planilhas?

As planilhas ainda são uma das maneiras mais comuns de as empresas começarem a rastrear o que possuem. Acha que eles permanecem precisos por muito tempo? De maneira nenhuma. Eles rapidamente se tornam imprecisos ou desajeitados. Na verdade, a Sage Accounting descobriu que uma empresa de US$ 2 milhões usando planilhas para rastrear seus ativos poderia estar gastando até US$ 50.000 por ano em "ativos fantasmas", ou itens que eles estão pagando e contabilizando em seu livro geral, mas que estão fisicamente faltando.

Como escolher o software de gerenciamento de ativos de TI?

À medida que você começa a considerar diferentes fornecedores de software de gerenciamento de ativos, comece a avaliar por que você precisa melhorar sua abordagem para a gestão de ativos. 

À medida que a TI continua a evoluir, a dependência muda cada vez mais para os fornecedores saas para serviços críticos, e é necessário acompanhar as mudanças em ambientes de nuvem cada vez mais dinâmicos, o gerenciamento de ativos está se adaptando. É importante que você escolha as ferramentas que podem melhor habilitar a colaboração e apoiar sua prática de gerenciamento de serviços.

Cada organização é diferente. Talvez você precise mapear dependências complicadas através de uma empresa. Você pode querer manter registros de ativos intangíveis, como licenças e documentos de conformidade para reduzir o risco. Talvez suas necessidades sejam mais simples e envolvam o rastreamento de um inventário de computadores.

Felizmente, com o uso de RFID é possivel rastrear computadores, servidores e outros bens em tempo real ou com emprego de coletores de dados portáteis. O ganho é enorme quando se emprega etiquetas inteligentes RFID.

Como funciona a solução SmartX HUB?

O primeiro passo é identificar todos os itens com tag RFID e constituir um cadastro de itens (que pode ser integrado com seu ERP usando APIs). O segundo passo é automatizar o processo de controle das movimentações. Para isso terá que integrar a antena com o sistema de controle de ativos  da SmartX HUB com funcionalidades diferentes para as movimentações internas e externas.

- Movimentações Internas são as transferências entre departamentos, que são duas operações: uma de saída e outra de entrada. Caso queira automatizar o controle terá que colocar uma antena em cada porta de um departamento. É uma solução bastante onerosa e ainda por cima há muitas possibilidades da tag RFID não ser capturada pela antena. 

Existem movimentações internas que não são transferências entre departamentos. São as laptops, equipamentos de rede e dispositivos usados para manutenção, comunicação e produção. Dependendo da importância, como por exemplo equipamentos de altíssimo valor, vale a pena pensar em colocar tag RFID ativa para facilitar a sua localização e controle.

- Movimentações Externas são os bens que saem da empresa, podendo retornar ou não. Por isso, causam descontroles, perdas e roubos. Podemos classificar as movimentações externas em:

a) Transferências para filiais, depósitos ou unidades fabris da empresa.

b) Saídas sem retorno: são os bens que deverão ser baixados do cadastro. Exemplos: venda, roubo, baixa como sucata, baixa por quebra sem possibilidade de conserto, obsolescência, etc.

c) Itens que saem e retornam: são veículos, equipamentos e ferramentas utilizados em serviços externos que retornam no fim do dia ou no dia seguinte;

d) Itens que saem e ficam em poder de terceiros com retorno demorado: bens locados, bens em comodato, bens em poder de terceiros, bens que saem para consertos, etc;

e) Saídas não autorizadas: furtos, desaparecimentos, desmontagem de máquinas para venda como peças, etc.

Para automatizar o controle das movimentações externas terá que assegurar que o item passe sempre por um portal com antena para efetuar a captura da tag RFID. A identificação do item capturado deve ser enviada ao sistema de controle de ativos que deverá processar de forma diferenciada conforme cada tipo de movimentação que está sendo efetuada.

Solução completa para rastreamento e gestão de ativos de TI

Na área da TI, os benefícios do SmartX HUB ITAM são numerosos e, de fato, fortes o suficiente para justificar sua utilização. Permite que os gestores agendem inspeções regulares dos equipamentos  e outros para garantir seu bom funcionamento. Programas de manutenção preventivos, preditivos e corretivos podem ser facilmente planejados e rastreados.

Os dados de localização e status podem ser integrados aos sistemas de informação hospitalar de gerenciamento de manutenção existentes. Nossos sistemas podem ser preenchidos automaticamente com dados de localização e status do módulo SmartX HUB EAM. Um ativo ou um grupo de ativos que requerem manutenção ou recall podem até ser visualizados no mapa SmartX HUB diretamente do módulo de gerenciamento de manutenção com um único clique no botão. Outras informações sobre o ativo, como datas de manutenção de equipamentos, podem ser retiradas para o SmartX HUB a partir do módulo de serviços de campo de gerenciamento de manutenção.

A equipe dde TI pode gerar relatórios no SmartX HUB para entender a localização e o estado dos equipamentos que necessitam de manutenção preventiva.

O SmartX HUB armazena todos os dados históricos e inclui ferramentas de emissão de relatórios sob demanda e programadas. Os relatórios apresentam visualizações gráficas e tabulares que podem ser impressas ou exportadas para formatos Excel, PDF ou HTML. Os relatórios incluem localização e histórico de status de ativos, localização atual, utilização e inventário.

Garanta o acesso imediato da sua equipe aos suprimentos e ativos vitais de que ela precisar, quando precisar.

Nossa solução melhora as taxas de utilização dos equipamentos existentes, reduzindo a compra desnecessária de inventário adicional.

Uma das vantagens apontadas para RFID é na realização do inventário dos bens. Em tese o processo é bem mais rápido do que com o código de barras. Para que isso seja real, não basta só fixar as tags RFID nos itens. É preciso estudar e planejar o tipo da tag RFID para que o alcance de leitura seja de 1-4 m  e que não exista ponto cego de leitura para evitar falhas na coleta de dados.

Resolvendo problemas com o SmartX HUB IoT

O software da SmartX HUB é, de fato, o mais completo para quem procura uma metodologia voltada para o futuro da gerenciamento de ativos de TI corporativa.

Mesmo numa análise resumida e superficial podemos visualizar a complexidade e necessidade de múltiplas funcionalidades para que o sistema de controle de ativos  de TI atenda a todas as necessidades. Além dos controles de ordem física, serão necessários também controles contábeis, fiscais e tributários (cálculo da depreciação) para apuração do lucro da empresa, demonstrações financeiras de acordo com as normas internacionais: lei 11638, lei 12.973, CPCs, CVM, Aneel, Bacen, Seguro contra sinistros, Garantias bancárias, Auditoria etc, etc.

 

Conclusão

O SmartX HUB RFID-é uma solução ITAM baseada em nuvem, fornecendo gerenciamento robusto de controle de inventários e sua manutenção.

Ele ajuda você a gerenciar melhor suas instalações e equipamentos. Você pode controlar facilmente suas tarefas de manutenção e garantir que o equipamento esteja funcionando de forma confiável e eficiente o suficiente para garantir o atendimento ao seu cliente interno.

O rastreamento com RFID do SmartX HUB faz parte da solução da SmartX para track & trace e também aproveita as plataformas IoT-RFID e Cloud para captura de dados. A solução para rastreamento de itens do SmartX HUB avança seu sucesso na tecnologia de rastreabilidade em tempo real, permitindo vários casos de uso de negócios por meio de aplicativos e inteligência de negócios.

Após a implementação da solução RFID, o departamento de TI vê registros de estoque mais precisos. Sem o risco de erros manuais, a equipe do hospital pode ter certeza de que o inventário será mantido em níveis suficientes para fornecer alta qualidade aos seus processos de TI.

A presença global da SmartX HUB, juntamente com sua profunda experiência em transformação de negócios, provou que as metodologias e a experiência adquiridas com milhares de engajamentos mundiais ajudam os hospitais a alcançar resultados reais de negócios e inovação de forma rápida e econômica.

Para obter mais informações sobre como podemos ajudá-lo a superar os desafios para o seu negócio de saúde ou para conferir uma demonstração gratuita, entre em contato conosco.

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