IoT na Manutenção – o futuro no mercado de serviços técnicos

Como gerente de manutenção de instalações, seu trabalho nunca acaba. Sempre há planejamento, agendamento, atribuição e acompanhamento de manutenção, além de todas as ordens de serviço sob demanda que continuam se acumulando. Mas, apesar de toda a imprevisibilidade, equipes de manutenção tendem a lidar com os mesmos conjuntos de problemas de manutenção mais comuns.

E isso significa que, com a combinação certa de soluções de manutenção, incluindo as pessoas certas, peças e procedimentos operacionais padrão, é possível assumir o controle das suas operações de manutenção de uma vez por todas.

Então, o lugar para começar é com uma lista do que tende a causar mais problemas para equipes de manutenção. A partir daí, você pode começar a procurar maneiras de consertar seus programas de manutenção, para que esteja melhor preparado para lidar com os problemas conforme eles surgem.

Basicamente, é como se você fosse um médico montando um armário de remédios. Uma vez que você sabe quais são as razões mais comuns pelas quais as pessoas vêm lhe ver, você sabe o que manter à mão.

Quais são os principais problemas de manutenção?

Não é surpreendente que uma pesquisa da FacilitiesNet tenha descoberto que as principais preocupações dos gerentes de manutenção de instalações sejam recursos reduzidos e cargas de trabalho crescentes, seguidos de perto por orçamentos menores e equipes de manutenção desaparecendo. Todos esses desafios significam que os gerentes de manutenção enfrentam uma pressão constante para fazer mais com menos.

Por que esses são os principais problemas para as equipes de manutenção, tanto a curto quanto a longo prazo? Quando você está lutando para atender a uma demanda crescente com recursos reduzidos, está se preparando para uma série de falhas de manutenção previsíveis.

Para entender melhor as soluções, vamos dar uma olhada nas questões de manutenção mais comuns.

Quais são as consequências dos principais desafios de manutenção?

 

Algumas das maiores consequências dos desafios mais comuns na manutenção incluem:

  • - Custos de manutenção e reparo fora de controle;
  • - Desaparecimento de talentos para o departamento de manutenção;
  • - Declínio da receita para a organização como um todo.

 

Basicamente, se você não tiver respostas boas e confiáveis para esses desafios comuns, poderá esperar ver alguma combinação desses problemas irritantes.

E pior ainda, eles tendem a criar ciclos de feedback negativos entre si. Então, você começa com uma pilha cada vez maior de ordens de serviço, o que tende a afugentar talentos. Ninguém quer trabalhar em um departamento de manutenção onde é obrigado a correr constantemente apagando incêndios. Ninguém espera ansiosamente pela segunda-feira para uma semana de não saber qual será o próximo desastre a surgir.

Então, uma vez que você perdeu seus melhores técnicos, aquela pilha de ordens de serviço e inspeções e tarefas de manutenção preventiva em atraso continua a crescer.

O tempo de inatividade imprevisível reduz os lucros e, eventualmente, mesmo que você encontre bons técnicos para trabalhar com você, provavelmente não haverá orçamento para isso.

Os custos descontrolados de manutenção e reparo.

Como gerente de manutenção, uma das tarefas mais importantes é manter os custos sob controle. Empresas normalmente gastam de 5 a 10% do seu orçamento anual em manutenção. Infelizmente, uma má gestão de manutenção pode forçar empresas a gastar mais do que o necessário para manter seus ativos e equipamentos em funcionamento.

Um dos sinais comuns de má gestão de manutenção é depender muito ou até mesmo exclusivamente da manutenção reativa para manter os ativos em operação. Embora certamente existam alguns tipos de ativos que são melhor mantidos com manutenção reativa, a maioria dos seus equipamentos, especialmente equipamentos pesados, requer manutenção preventiva. Em alguns casos, faz sentido investir em opções mais avançadas, incluindo manutenção preditiva baseada em sensores.

Desaparecimento de talentos para o departamento de manutenção.

Quando você se pergunta por que as pessoas estão deixando seu departamento, tudo o que precisa fazer é se perguntar: "Você gostaria de trabalhar em um lugar que impede que você faça seu trabalho devido a processos confusos, complicados e ineficientes?"

Uma das coisas maravilhosas de trabalhar na manutenção é a sensação de satisfação quando você encontra e resolve um problema. Para muitos técnicos, não há nada melhor do que saber que fizeram uma contribuição positiva. Mas quando seus fluxos de trabalho de manutenção estão desatualizados, os técnicos raramente conseguem ir para o trabalho otimistas e voltar para casa satisfeitos.

Isso é verdade para técnicos mais experientes e também para aqueles que estão entrando no campo agora. Na verdade, para os técnicos mais jovens que estão acostumados a fazer tudo on-line de forma simples, trabalhar com gerenciamento de manutenção baseado em papel é especialmente frustrante.

A receita decrescente para a organização em geral.

Os negócios são um jogo difícil, e qualquer organização pode perder dinheiro de mais maneiras do que apenas aumentar as despesas. O custo de oportunidade da receita perdida pode afetar a capacidade de crescimento de uma organização. As empresas contam com seus ativos para produzir as coisas que vendem e fornecer os serviços que oferecem, mas se esses ativos não estiverem funcionando corretamente, não poderão atender à demanda dos clientes.

Operações de manutenção ineficientes podem levar rapidamente a um aumento do tempo de inatividade do equipamento de sua empresa, o que se traduz diretamente em perda de dinheiro. Se as linhas de produção não estiverem operando, você não estará produzindo nada para vender. E se os ativos e equipamentos estiverem desativados, seus clientes não poderão obter os serviços que esperam.

Uma das melhores maneiras de impressionar a alta administração é melhorar as operações de manutenção para recuperar grande parte da receita perdida devido aos ativos e equipamentos offline. Quando você chegar aos números, é a maneira mais pura de provar seu valor.

Agora que sabemos para onde esses problemas comuns de manutenção podem levar, é hora de ver quais são eles e como evitá-los.

What are the best solutions to the most common maintenance problems?

Aqui estão os problemas mais comuns e soluções concretas e viáveis para eles.

Escassez de recursos na manutenção

Um problema abrangente e constante, a escassez de recursos afeta todos os aspectos do trabalho de um gerente de manutenção: gestão de estoque, utilização de espaço, alocação de mão de obra e prazos de tarefas. Desde pequenas peças de reposição até máquinas pesadas e veículos da frota, qualquer tipo de ativo pode se tornar escasso se você não conseguir gerenciá-lo adequadamente.

Quando se trata de solicitações e ordens de trabalho, a escassez de recursos dificulta a conclusão do trabalho essencial de manutenção. Como uma equipe pode realizar manutenção de rotina quando as únicas ferramentas disponíveis estão em outro local de trabalho? Como um técnico pode concluir seu trabalho quando as peças de reposição não estão em estoque? E o mais importante, o que os funcionários horistas devem fazer quando a falta de materiais é a única coisa que os impede de encerrar ordens de trabalho?

Claro, tão caro e ineficiente quanto ter poucos recursos, o excesso de estoque também apresenta seus próprios problemas. O espaço pode se tornar escasso mesmo nas maiores instalações, e a área utilizada para estoque estagnado representa um grande custo de oportunidade. Dado que praticamente todas as organizações estão tentando ser enxutas, o excesso de estoque também significa margens mais apertadas, menos fluxo de caixa e menos capital para investir em itens de maior prioridade.

Quais são as soluções para desafios de recursos na manutenção?

Para praticamente qualquer organização, o melhor lugar para começar é com um software centralizado e automatizado de gerenciamento de ativos com integração de ordem de serviço.

Em vez de examinar planilhas e escrever manualmente ordens de compra, você pode garantir que as peças sejam encomendadas à medida que são usadas - e disponíveis quando são necessárias. Com dados de utilização armazenados em um único lugar, você também obtém informações sobre quais compras de equipamentos de alto valor beneficiarão mais o resultado final da sua empresa.

Escassez de mão de obra na manutenção

O capital humano é muitas vezes o maior ativo de uma empresa, mas para muitos gestores de manutenção predial, a mão de obra está em falta. Tripulações de manutenção relativamente pequenas muitas vezes são espalhadas entre múltiplas instalações de produção, locais de trabalho ou propriedades comerciais, principalmente em organizações que adquirem ativos físicos mais rapidamente do que contratam funcionários.

Embora a escassez de mão de obra possa parecer um simples crescimento a curto prazo, pode prejudicar severamente a eficiência da manutenção no longo prazo. A manutenção preventiva é deixada de lado, pois o pessoal escasso está constantemente ocupado apagando incêndios. Quando isso acontece, as máquinas principais acabam quebrando, e a empresa sofre os custos de tempo de inatividade não planejados.

Quais são as soluções para a escassez de mão de obra na manutenção?

Embora contratar mais funcionários de manutenção possa parecer a solução ideal, muitas vezes você pode melhorar a eficácia geral de sua equipe sem precisar contratar mais funcionários. Do ponto de vista do gerente de manutenção, ter mais pessoas significa melhor manutenção preventiva, fechamento mais rápido de ordens de trabalho e menos quebras. Outros stakeholders que tentam manter os custos de mão de obra sob controle podem não concordar, no entanto. É por isso que vale a pena obter a maior produtividade possível de todas as horas de trabalho disponíveis.

Nesse sentido, o software flexível de ordem de serviço funciona maravilhosamente. Se todos na equipe puderem acessar o mesmo repositório central de ordens de trabalho, onde o gerente de manutenção é capaz de priorizar e atribuir inspeções e tarefas de manutenção, não haverá confusão sobre quem faz o quê e em que ordem. Da mesma forma, com a capacidade de acessar o sistema por meio de dispositivos móveis conectados à Internet, as equipes de manutenção podem fazer a transição para tarefas subsequentes rapidamente e sem interrupções, em vez de perder tempo esperando por novas instruções ou correndo de volta ao escritório para buscar ordens de trabalho presas em papéis.

Descontrole de custos de manutenção

A pressão para reduzir custos é frequentemente uma das principais razões pelas quais escassez de recursos e de mão de obra são tão prevalentes. Uma das responsabilidades do gerente de manutenção é evitar gastar muito com manutenção em relação ao orçamento, mas ainda gastar o suficiente para evitar falhas que custam ainda mais para as empresas.

Quais são as soluções para o descontrole de custos de manutenção?

Arguivelmente, a melhor maneira de encontrar o equilíbrio certo é com um programa de manutenção preventiva. Ao agendar proativamente inspeções e tarefas, as organizações podem reduzir drasticamente as falhas de equipamentos e o tempo de inatividade não planejado que eles causam. Evitar aluguéis de equipamentos e taxas de urgência em substituições também proporciona reduções adicionais nos custos gerais de manutenção.

Isso dito, nem todo ativo se enquadra em um programa de manutenção preventiva. Para itens menores, mais baratos e não críticos, uma abordagem de execução até a falha pode ser a mais adequada. Não há uma maneira simples, rápida e econômica de executar um programa de manutenção preventiva em uma lâmpada comum, por exemplo.

Por outro lado, as máquinas mais importantes e mais caras em uma organização podem justificar uma abordagem de manutenção preventiva mais cautelosa ou até mesmo de manutenção preditiva, usando sensores para monitorar pressão, carga elétrica, fissuras e outros sinais de falha iminente.

Falta de treinamento e certificação de funcionários

Mesmo em organizações com equipes de segurança ou treinamento dedicadas a funções distintas, os gerentes de manutenção de instalações ainda têm muitas interações voltadas para os funcionários. Independentemente de serem oficialmente responsáveis ​​por realizar tarefas de treinamento, eles precisam garantir que as pessoas certas sejam treinadas para as funções corretas.

Uma razão simples para essa necessidade é que as ordens de serviço devem ser atribuídas apenas a técnicos que tenham as qualificações necessárias para concluí-las. Se um técnico não foi treinado para uma tarefa específica e se as instruções incluídas na ordem de serviço não forem suficientes, ele precisa de treinamento formal. É claro que é muito melhor entender essa necessidade com antecedência do que perceber no momento em que a solicitação de trabalho chega.

Da mesma forma, regulamentos ou padrões da indústria podem exigir que apenas funcionários certificados realizem determinadas tarefas. Novamente, o trabalho do gerente de manutenção se torna mais difícil quando eles não têm conhecimento das certificações atuais ao atribuir ordens de serviço. É possível colocar o novo técnico para trabalhar no painel elétrico? O técnico mais experiente tem as certificações necessárias para instalar a nova tubulação, para que tudo esteja de acordo com o código?

Realizar um trabalho sempre custa dinheiro, portanto, a última coisa que você quer fazer é realizar o trabalho apenas para ter que desfazê-lo e refazê-lo porque alguém não tinha a documentação certa.

Por fim, no que diz respeito à manutenção de equipamentos, operadores devidamente treinados proporcionam um melhor retorno do investimento (ROI) de ativos. Eles podem fazer mais trabalho em menos tempo com um determinado equipamento, e a operação eficiente desse equipamento leva a menos desgaste. Somente esse benefício já é motivo suficiente para os gerentes de manutenção desempenharem um papel o mais proativo possível na atualização do treinamento de seus técnicos.

Como você pode apoiar o treinamento e a certificação para técnicos de manutenção?

Embora o gerenciamento de treinamento possa parecer tangencialmente relacionado ao gerenciamento de ativos, é tudo parte do mesmo objetivo: melhorar a produtividade, a segurança e o desempenho dos ativos dentro da empresa. Portanto, grandes empresas precisam considerar sistemas de gerenciamento de ativos empresariais, que permitem que gerentes de manutenção e outros líderes de negócios acompanhem uma variedade de métricas de manutenção relacionadas e indicadores-chave de desempenho (KPIs).

Captura de dados não confiável e falta de alavancagem de dados.

Da automação de manutenção preventiva ao gerenciamento de estoque e de ordens de serviço centralizadas, existem diversas estratégias que os gerentes de manutenção predial podem usar para fazer mais com menos. Ao implementar qualquer uma dessas medidas, no entanto, há uma pergunta constante e abrangente: o que estou fazendo está funcionando?

Com isso em mente, um dos maiores desafios que os gerentes de manutenção enfrentam é como capturar e aproveitar os dados da melhor maneira possível. Tome a manutenção preventiva, por exemplo. Com base nas recomendações dos fabricantes, em dados históricos de manutenção e no conhecimento dos funcionários veteranos, você pode implementar uma variedade de gatilhos de manutenção baseados em tempo e uso. Talvez você inspecione caminhões a cada 5.000 milhas ou pare uma linha de produção para manutenção a cada 100 ciclos.

Esses gatilhos são ideais? Eles podem ser um bom ponto de partida, mas o programa sempre pode ser melhorado. Alguns ativos podem se sair melhor com uma abordagem de "executar até falhar", enquanto você pode estar perdendo grandes economias por não inspecionar uma máquina, local de trabalho ou veículo específico com mais frequência.

A única maneira de saber é coletar, agregar e agir sobre os dados corretos. Então, procure a melhoria contínua com base nas tendências que os dados revelam.

Como o software de gerenciamento de manutenção pode ajudar? A boa notícia é que todos os desafios e obstáculos são fáceis de gerenciar com o software EAM certo. O SmartX HUB é um software EAM completo que é a melhor ferramenta para ajudá-lo a enfrentar esses desafios.

Como SmartX HUB pode ajudar?

Otimizar suas operações de manutenção é vital para reduzir o tempo de inatividade não planejado e melhorar o retorno sobre o investimento. A melhor maneira de colocar suas operações de manutenção no caminho certo é com um software de gerenciamento de manutenção como parte de uma solução de gerenciamento de ativos empresariais, como o Smartx HUB. Veja as principais  funcionalidades:

Centralizar seus dados para melhor alocar recursos

Gerenciar e otimizar processos de ordens de serviço

Desenvolver e implementar estratégias de manutenção para economizar custos

Triar e priorizar solicitações de manutenção

Melhorar o conhecimento e habilidades técnicas dos técnicos

Coletar e analisar dados críticos

Simplificar o calendário de manutenção.

 

A presença global da SmartX HUB, juntamente com sua profunda experiência em transformação de negócios, provou que as metodologias e a experiência adquiridas com milhares de engajamentos mundiais ajudam as empresas a alcançar resultados reais de negócios e inovação de forma rápida e econômica.

Não perca mais tempo e garanta a eficiência e a longevidade dos seus ativos com a implementação de uma estratégia MRO eficiente. O SmartX HUB é a solução perfeita para a sua empresa.

Para obter mais informações sobre como podemos ajudá-lo a superar os desafios para o seu negócio ou para conferir uma demonstração gratuita, entre em contato conosco.

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