O que é um Ativo Fixo?

Um ativo fixo é um item usado por uma organização para criar renda. Ele sempre permanece sua posição instalada. Ativos fixos podem ser mais familiares para você sob o nome de ativos de capital Eles também são chamados de PP&E, ou “propriedade, planta e equipamento”. 

Exemplos de ativos fixos incluem sistemas de ar condicionado, edifícios, recursos naturais, equipamentos de correia transportadora e terra. Estes não são projetados para submeter-se ao consumo ou venda no ano seguinte. 

Alguns ativos fixos também são intangíveis e podem incluir propriedade intelectual, bem como investimentos orientados ao crescimento como fundos mútuos e ações. Os ativos físicos, exceto talvez por terras, sofrem de depreciação, mas geralmente não tão rapidamente quanto os bens móveis. 

Um ativo móvel, por outro lado, geralmente tem um ciclo de vida mais curto. Exemplos incluem objetos como móveis de escritório, pregos para construção, equipamentos de spa diurno e livros. Tanto os bens móveis quanto os fixos podem ser marcados e avaliados.

Por que a gestão de inventário de ativos de instalações importa

Dentro de qualquer organização, a gestão de ativos de inventário de móveis representa um grande investimento e deve ser gerenciada com eficiência. O ambiente corporativo típico equipado com móveis de escritório como cadeiras, mesas, armários de arquivo, credenzas e mesas de conferência e equipado com uma equipe de gerenciamento de instalações. Fábricas, hotéis, hospitais, consultórios médicos, escritórios do governo, escolas e universidades também gastam inúmeros dólares para mobiliar suas instalações.

Todos os anos, essas instituições perdem de milhares a milhões de dólares por estabelecimento simplesmente porque não estão rastreando e medindo com precisão seus ativos, como suprimentos, computadores e equipamentos de laboratório de alto valor.

Organizações bem administradas têm um pool de equipamentos que podem ser usados por vários departamentos ou divisões. Além disso, eles querem aproveitar equipamentos de capital de alto valor entre as organizações, mesmo que possam residir em uma área específica. Os gestores de equipamentos, com sua infinidade de responsabilidades, enfrentam desafios para rastrear os empréstimos fora do equipamento. 

Algumas organizações armazenam seu estoque excessivo de móveis em escritórios de reposição ou salas de conferência, o que não é uma maneira terrivelmente eficiente ou profissional de utilizar o espaço de escritório. Embora os gerentes de instalações possam temer perder o controle dos itens colocados em uma instalação de armazenamento ou armazém, um sistema de gerenciamento de ativos de inventário de móveis atribui um código de barras único a cada móvel. A qualquer hora do dia, os gerentes das instalações têm acesso a todas as informações que precisam sobre o paradeiro e condição desses itens.

Mais problemas de rastreamento de ativos inadequados

Além das preocupações financeiras, uma infinidade de outras questões surge quando laboratórios, e universidades não mantêm registros sólidos de seus ativos. Os seguintes problemas poderiam ser facilmente corrigidos com um sistema robusto de rastreamento de ativos em vigor nessas instituições:

a) Sem software para rastrear e gerenciar ativos, escolas, faculdades e universidades só ficam com a opção de gravar e manusear manualmente o inventário usando planilhas ou até mesmo documentos de texto regulares. Infelizmente, o rastreamento manual de ativos resulta em uma diminuição da produtividade e eficiência em todo o estabelecimento. Por exemplo, a entrada e o rastreamento manual de ativos consome muito tempo, assim como fazer auditorias manualmente em vez de automatizá-los com software de ativos. Esse tempo poderia ser economizado e melhor utilizado no avanço das metas e necessidades da instituição de laboratório se os funcionários fossem liberados da gestão manual de ativos.

b)Como mencionado anteriormente, não rastrear ativos com um sistema de gerenciamento flexível muitas vezes resulta em itens que desaparecem ou se perdem completamente. Mesmo com um bom fundo de emergência ou backup em vigor, muitas instituições de ensino não têm dinheiro suficiente para cobrir substituições de todos os seus ativos perdidos (especialmente quando esses números chegam a US $ 350.000 por laboratório).

c) Tanto a diminuição da produtividade quanto os aumentos de custos podem se combinar para criar a questão adicional dos contratempos operacionais. Por exemplo, qualquer erro no rastreamento manual pode levar a confusão sobre quem tocou ou usou um ativo específico, o que pode levar o ativo a desaparecer completamente. Os laboratórios devem então descobrir como fazer sem esse ativo até que ele seja substituído (se é sempre).

d) Um dos maiores problemas que surge para escolas sem tecnologia confiável de gestão de ativos é a falta de responsabilização. Sem um software de rastreamento de ativos que pode ser facilmente atualizado e acessado em toda a liderança e equipe da instituição, como algum deles sabe quem foi o último responsável ou tocou cada ativo?

Acesse todas as informações que você precisa usando o Software de Rastreamento de Ativos Fixos SmartX

O sistema Smartx HUB check-in/check-out para equipamentos e calibradores oferece um sistema simples e automatizado para enfrentar esses desafios. O sistema conta com rapidez e precisão para o equipamento verificado, não apenas lendo todos os equipamentos marcados colocados no balcão de checkout, mas também permitindo que detalhes adicionais sejam fornecidos no momento da verificação. Detalhes adicionais podem incluir informações relacionadas a projetos e experimentos. O processo de check-in é igualmente automatizado.

As organizações precisam manter registros organizados e em tempo real de seu inventário de móveis por várias razões, incluindo:

  • Simplesmente saber o que você tem e onde está localizado permite que você tomamos decisões mais informadas sobre suas necessidades. Isso inclui não apenas o inventário em seu escritório, mas também os móveis que você pode estar armazenando em um armazém fora do local. Com esse conhecimento em mãos, você pode utilizar seu inventário existente em vez de comprar novos itens quando eles não são necessários.
  • A aquisição de controle total sobre os eventos de depreciação e manutenção dos ativos oferece planejamento estratégico de utilização de ativos.
  • Você pode criar ordens de trabalho para itens que requerem reparos e rastrear seu status.
  • A plataforma de gestão de ativos e inventário de móveis SmartX HUB permite que os gerentes de instalações gerem e compartilhem relatórios para fins de planejamento e orçamento.
  • Nossos sistemas facilitam o check-in e o check-out de ativos e podem ser configurados para exigir uma assinatura eletrônica para prestação de contas adicional.
  • A gestão de ativos em tempo real reduz o roubo e a perda.
  • O aumento da visibilidade patrimonial é obtido com a capacidade de acessar facilmente informações críticas, incluindo localização de ativos, histórico de uso, valor de depreciação, custodiante, etc.
  • Você pode rastrear todos os detalhes pertinentes associados a qualquer ativo de mobiliário – por exemplo, sua garantia – para que você não tenha que gastar tempo caçando essas informações, ou onde você comprou um item específico no caso de você ter uma pergunta para o vendedor.
  • Datas de vencimento, horários de manutenção e proprietários. Use RFID ou varredura de código de barras para visualizar instantaneamente todas as informações sobre equipamentos alugados específicos. Atribua ativos a clientes específicos para facilitar o rastreamento e monitoramento.
  • Uma melhor gestão de ativos de inventário de móveis permite maximizar seus investimentos e estender suas vidas úteis.
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