É o que não precisa de etiqueta. A população etiquetada é quase sempre menor que o parque — e definir esse corte antes é o que mantém o projeto pequeno o bastante para acontecer.
Este texto faz parte do guia do inventário patrimonial e trata de uma decisão que costuma ser pulada: quais itens entram na população etiquetada.
A pergunta padrão de um projeto de inventário é o custo unitário da etiqueta multiplicado pelo número de ativos. É uma conta simples, dá um número grande, e frequentemente mata o projeto na planilha. O problema é que ela pressupõe que tudo precisa ser etiquetado — e essa premissa quase nunca é verdadeira.
Etiqueta não é o custo. O custo é o trabalho de aplicar, cadastrar, conferir e reaplicar quando ela se perder — e esse custo se repete todo ano, para cada item que entrou na lista.
Na Rio Tinto, o projeto cobriu 5 mil ativos corporativos e de TI — não a operação inteira da empresa. Foi um recorte, escolhido porque era onde a auditoria doía. Recorte não é limitação de escopo: é o que torna um projeto de inventário viável.
Aplique os três a cada categoria do parque — não a cada item. “Notebooks”, “mobiliário de escritório”, “instrumentos de laboratório”, e assim por diante. A decisão é por família, e leva uma reunião.
É o erro que faz um projeto etiquetar coisa demais e coisa de menos ao mesmo tempo. Puxar a lista do imobilizado e etiquetar tudo o que está nela parece o caminho lógico — e produz duas distorções na mesma tacada.
As duas listas se cruzam, mas não coincidem — e tratar uma como se fosse a outra é o que gera aquele projeto que etiqueta cadeiras e deixa a caixa de ferramentas de fora.
O critério de capitalização é da contabilidade. O que entra no ativo imobilizado, com que valor e com qual vida útil, é definido pela política contábil da empresa — e nenhuma ferramenta de inventário decide isso.
E não existe reconciliação automática com o razão patrimonial. A plataforma produz o dado físico confiável; o confronto com o registro contábil continua sendo trabalho do ERP. Veja a central de confiança.
Uma reunião, uma folha, as famílias do parque de um lado e os três critérios do outro. Vai levar menos de uma hora e provavelmente cortar mais da metade da população que o projeto original previa etiquetar.
E comece pelas categorias que atendem aos três critérios ao mesmo tempo — costumam ser poucas, caras e móveis. Na ARASCO, o equipamento de laboratório recebeu prioridade e protocolo próprio dentro de um parque de 10 mil ativos, porque valor, mobilidade e exigência se acumulavam nele.
Definido o quê, a próxima decisão é com quê: QR ou RFID. E a visão completa no guia do inventário patrimonial.
Valor de reposição alto, mobilidade real e alguma exigência formal. Se forem menos de cinco, o seu projeto de inventário é bem menor do que a planilha do fornecedor sugere — e isso é uma boa notícia.