O estado da arte no gerenciamento de ativos de TI: RFID
Serviços financeiros, telecomunicações e outras empresas usam a TI para fornecer níveis sem precedentes de produtividade e serviço. O suporte para suas operações globais contínuas requer infraestrutura de TI física, elétrica e HVAC – que se tornou um componente substancial de sua infraestrutura física.
À medida que as empresas se tornam mais intensivas em TI, seus departamentos de TI estão adotando metodologias de negócios para ajudá-las a gerenciar a infraestrutura de TI para obter o máximo valor comercial. A execução eficaz da TI como empresa pode não capturar as manchetes, mas o Gerenciamento de ativos de TI baseado em RFID está se tornando uma ferramenta essencial para manter a TI econômica.
Todos os anos, essas instituições perdem milhares a milhões de dólares por estabelecimento simplesmente porque não estão rastreando e medindo com precisão seus ativos, como suprimentos, computadores e equipamentos de laboratório de alto valor.
As organizações bem administradas possuem um conjunto de equipamentos que podem ser usados por vários departamentos ou divisões. Além disso, eles querem alavancar equipamentos de capital de alto valor nas organizações, mesmo que possam residir em uma área específica. Os gerentes de equipamentos, com suas inúmeras responsabilidades, enfrentam desafios para rastrear os empréstimos de equipamentos.
Os sistemas de honra nos quais o mutuário detalha o que está sendo emprestado, incluindo o tipo de equipamento e seu número de série, têm boas intenções, mas geralmente falham na execução. Poucas organizações podem permitir que alguém faça check-in e check-out manualmente. Mesmo os sistemas manuais com um humano real gerenciando o processo não são infalíveis, porque engenheiros e cientistas costumam emprestar equipamentos depois do expediente ou no fim de semana. Como suprimentos, computadores e equipamentos de laboratório de alto valor.
Mais problemas do rastreamento inadequado de ativos
Além das preocupações financeiras, uma infinidade de outras questões surge quando os laboratórios e as universidades não mantêm registros sólidos de seus ativos. Os seguintes problemas podem ser facilmente corrigidos com um sistema robusto de rastreamento de ativos implantado nessas instituições:
a) Sem software para rastrear e gerenciar ativos de TI, as empresas só têm a opção de gravar e manipular manualmente o inventário usando planilhas ou mesmo documentos de texto regulares. Infelizmente, o rastreamento manual de ativos resulta em uma diminuição na produtividade e na eficiência em todo o estabelecimento. Por exemplo, inserir e rastrear manualmente os ativos consome muito tempo, assim como realizar auditorias manualmente, em vez de automatizá-las com o software de ativos. Esse tempo poderia ser economizado e aproveitado melhor no avanço das metas e necessidades da instituição de laboratório se os funcionários fossem liberados do gerenciamento manual de ativos.
b) Como mencionado anteriormente, o não rastreamento de ativos com um sistema de gerenciamento flexível geralmente resulta na falta de itens ou na perda total. Mesmo com um bom fundo de emergência ou de backup instalado, muitas empresas não têm dinheiro suficiente para cobrir as substituições de todos os seus ativos perdidos (especialmente quando esses números chegam a US $ 250.000 por instalação).
c) Tanto a diminuição da produtividade quanto os aumentos de custos podem ser combinados para criar a questão adicional de contratempos operacionais. Por exemplo, qualquer erro no rastreamento manual pode causar confusão sobre quem tocou ou usou um recurso específico pela última vez, o que pode levar à perda total do recurso. As empresas devem descobrir como se contentar com esse ativo até que ele seja substituído (se for o caso).
d) Um dos maiores problemas que surgem para empresas de Data Centers sem tecnologia confiável de gerenciamento de ativos é a falta de responsabilidade. Sem o software de rastreamento de ativos que pode ser facilmente atualizado e acessado por toda a liderança e equipe da instituição, como eles sabem quem foi o último responsável ou tocou em cada ativo?
Todos esses problemas não precisam atormentar instituições financeiras e serviços de data center com dúvidas e preocupações. De fato, a solução para evitar todos eles é simples, e ainda assim muitos laboratórios ainda não o implementaram ou sequer consideraram: software de gerenciamento e rastreamento de ativos.
A Plataforma SmartX HUB é uma ferramenta robusta, flexível e de rastreamento de ativos baseada na nuvem, com um aplicativo móvel compatível, pode ajudar as instituições de laboratórios a aliviar suas preocupações de várias maneiras.
Vantagens da tecnologia RFID para rastreamento de ativos
O software habilitado para SmartX HUB RFID é “compartimentado”, o que permite o rastreamento e o gerenciamento de todo um ativo do sistema de datacenter, como um sistema de comutação corporativa em vários racks ou sistema blade de servidor como um todo e os componentes individuais de racks desse sistema inteiro.
O sistema contabiliza com rapidez e precisão o equipamento com check-out, não apenas lendo todos os equipamentos marcados colocados no balcão, mas também permitindo que detalhes adicionais sejam fornecidos no momento do check-out. Detalhes adicionais podem incluir informações relacionadas a projetos e experimentos. O processo de check-in é igualmente automatizado.
A solução SmartXHUB IT Asset Tracking:
- Uma estação de check-out / entrada de RFID que permite o auto-checkout de ativos marcados com RFID. Vários ativos podem ser retirados ao mesmo tempo.
- Reforçar o controle sobre seus discos rígidos, laptops e dados críticos
- Atualize os inventários de ativos de TI de maneira rápida e automática
- Reduza o tempo e o custo de rastreamento e reconciliação de inventários de TI
- Operar data centers regionais em instalações menores
- Os e-mails podem ser enviados ao funcionário com detalhes sobre o check-in ou o check-out.
- Relatórios customizáveis e acionáveis disponíveis.
- As operações podem ser combinadas com o monitoramento das portas para garantir que apenas o equipamento com check-out seja removido pelas portas
Os benefícios das soluções comerciais para gerenciamento de ativos de TI
- Todos os ativos em um escritório, compartimento, sala de armazenamento de ativos, sala de servidores, laboratório ou rack de data center, incluindo
roteadores, servidores blade e outros componentes em rack podem ser identificados e auditados em apenas alguns segundos.
Isso pode ser realizado automaticamente ou usando o leitor portátil “aplicativo SmartX HUB Mobile”. - Com um leitor RFID móvel SmartX HUB em mãos, um auditor e / ou outra equipe autorizada pode encontrar um conjunto específico de ativos que são relatados como ausentes de
auditorias ou contagens. O leitor ignorará todas as outras tags. - Os ativos podem ser rastreados com grande velocidade de leitura (até 400 itens identificados por segundo) quando movidos nas duas direções quando os leitores automatizados são montados nos tetos dos escritórios, nas instalações de saída ou nas portas de entrada, no elevador
bancos, sala de servidores ou porta de porta de data center. - O software de gerenciamento de sistema SmartX HUB RFID fornece uma validação com data e hora de quando o ativo saiu ou entrou na sala.
- Como um benefício adicional, quando o funcionário que está movendo o ativo está usando sua etiqueta de identificação RFID – o ID do funcionário também é registrado. Esse registro permanente do evento de movimentação facilita muito o gerenciamento de ativos, auditoria completa, auditoria pontual e reconciliações de contagem.
- Uma trilha mais eficaz do histórico de ativos, incluindo o movimento de ativos entre as contagens, facilita a reconciliação das contagens de auditoria e fornece maior visibilidade dos ativos. Esse aumento de visibilidade leva a uma melhor utilização de ativos.
Conclusão
O gerenciamento de ativos de TI com RFID vincula o rastreamento de ativos físicos e eletrônicos desde a compra até o final da vida útil.
Oferece retornos imediatos e substanciais do investimento, impedindo a perda e o roubo de ativos valiosos, recuperando ativos de computação extraviados, desligados ou desconectados e mantendo a integridade das informações do ativo através de estágios críticos do ciclo de vida.
É uma grande melhoria no gerenciamento de ativos de TI e substancialmente aumenta a qualidade geral do gerenciamento de TI como um negócio.