Por que automatizar o gerenciamento de ativos de TI é benéfico?

RFID para melhor gerenciamento de ativos de TI

Embora a prevenção do roubo ou perda de dados de ativos de TI possa ser a razão mais convincente para investir em uma solução projetada para gerenciar e rastrear ativos automaticamente, existem outros fatores que levam as empresas a explorar e investir em tecnologia de rastreamento de ativos. Eles incluem:

Processamento de Inventário - As organizações que realizam inventário manualmente e registram suas informações em planilhas gastam tempo e recursos valiosos em processos de trabalho intensivo que são propensos a erros humanos e interrompem a produtividade dos funcionários. Se eles não conseguirem manter uma contagem de estoque atual e precisa, isso pode dificultar seus processos contábeis e levar a compras supérfluas. Automatizar esse processo economiza tempo dos funcionários e economiza dinheiro da organização relacionado aos custos trabalhistas.

Rastreando ativos móveis - Muitos ativos e periféricos de TI são movidos de um departamento ou instalação para outro e ficam perdidos. Muitas vezes, não há processos e sistemas em vigor para responsabilizar as pessoas pelos ativos de TI que usam ou quando se mudam para outro departamento, o que pode resultar em uma organização comprando mais equipamentos desnecessariamente. E, com um aumento nos laptops, telefones celulares e tablets utilizados pela empresa para uma força de trabalho móvel e de teletrabalho, há uma probabilidade maior de que esses ativos móveis sejam roubados, perdidos ou danificados se não forem rastreados de perto dentro e fora das instalações.

Canibalização, Garantias e Reclamações - A canibalização de equipamentos de TI ocorre com muita regularidade para a maioria das organizações, e pode ser feita sem levar em conta se o equipamento é alugado. O equipamento alugado deve poder ser rapidamente identificado e os membros da equipe devem ser capazes de determinar a configuração adequada da memória, disco, etc. para evitar o fim das penalidades de locação. Da mesma forma, os computadores precisam ser avaliados antes que as garantias expirem e as reclamações sejam enviadas para maximizar a economia de custos.

Conformidade Governamental e Legal - Para cumprir as determinações tributárias e os regulamentos, como a Sarbanes-Oxley, as empresas devem rastrear e relatar a depreciação de ativos fixos - como roteadores, switches, computadores de mesa e copiadoras - e reconciliar os ativos reivindicados de acordo com aqueles em sua posse real.

Globalização - À medida que as empresas se expandem internacionalmente e seus escritórios e, portanto, equipamentos, se tornam amplamente dispersos, o gerenciamento de ativos e dados de TI se torna uma tarefa mais necessária e desafiadora. Para evitar incorrer em penalidades alfandegárias, as empresas devem ser capazes de contabilizar com precisão os produtos que estão importando ou exportando. Com os processos de gerenciamento de ativos em vigor, as empresas têm visibilidade em tempo real do movimento de seus ativos e podem criar trilhas de auditoria automáticas para relatórios alfandegários e outros relatórios exigidos pelo governo.

As empresas estão cada vez mais reconhecendo a infinidade de benefícios que vêm com a mudança de um sistema de gerenciamento de ativos de TI manual para um automatizado. Além de fornecer visibilidade em tempo real do status e do movimento de seus ativos, o que reduz a chance de perda ou roubo e melhora o controle de estoque, os sistemas automatizados de gerenciamento de ativos também podem fornecer dados históricos de ativos que permitem que as empresas melhorem seus relatórios e planejem melhor a utilização futura.

Embora existam várias tecnologias de gerenciamento de ativos, a identificação por radiofrequência (RFID) está emergindo rapidamente como a solução de escolha para organizações de todos os tamanhos e setores.

Quando a RFID é empregada com software de gerenciamento de ativos EAM, as tecnologias oferecem uma solução abrangente e econômica que automatiza os processos de gerenciamento de ativos, fornece visibilidade 24 horas por dia, 7 dias por semana, aos ativos de TI e capacita as empresas com contabilidade detalhada de seus movimentos de ativos.

Gerenciamento de ativos com RFID do SmartX HUB

A RFID usa radiofrequência para armazenar e recuperar informações de etiquetas INTELIGENTES remotamente. RFID é semelhante aos códigos de barras, mas com maior funcionalidade.

As etiquetas RFID podem ser colocadas em praticamente qualquer objeto e lidas de várias distâncias com base no tipo de etiqueta, usando leitores RFID portáteis ou um leitor RFID fixo combinado com uma antena. E a RFID supera algumas das limitações dos códigos de barras, porque as etiquetas RFID não precisam estar na linha de visão de um leitor para serem lidas, tornando o processo de inventário muito mais rápido e preciso. Por exemplo, em vez de ter que virar um equipamento e digitalizar o código de barras com um scanner de código de barras, os usuários de RFID podem acenar com um leitor RFID portátil passando pelo equipamento e ele lerá a etiqueta, mesmo que a etiqueta esteja escondida sob o equipamento. O que normalmente leva minutos pode levar segundos com RFID.

Um sistema RFID consiste nos seguintes componentes:

>>  TAG RFID GRAVÁVEIS/programáveis que contêm informações de identificação exclusivas

>>  Uma antena que permite a leitura e gravação de dados na etiqueta RFID

>>  Leitores que digitalizam as tags e lêem suas informações RFID software que faz sentido das informações na tag

>>  As tags RFID podem ser passivas, assistidas por bateria ou ativas.

As etiquetas passivas não têm fonte de alimentação interna; enquanto as tags ativas e assistidas por bateria geralmente são alimentadas por uma pequena bateria para ajudar as tags a transmitir dados de e para um leitor. As tags ativas e assistidas por bateria normalmente têm intervalos de leitura mais longos, mas são mais caras devido a uma bateria integrada e sua complexidade interna. A escolha de tags geralmente se refere ao aplicativo específico e às restrições orçamentárias de uma empresa.

Os leitores RFID desempenham essencialmente o mesmo papel que um scanner de código de barras. No entanto, enquanto um scanner de código de barras geralmente captura informações um código de barras de cada vez, um leitor RFID pode capturar simultaneamente várias tags dentro de seu campo de transmissão. Existem dois tipos de leitores RFID: móveis e fixos.

Os leitores móveis são geralmente empregados como dispositivos periféricos em um terminal portátil. Eles podem ser transportados para o local de digitalização e usados "no campo" ou locais remotos.

Os leitores fixos podem suportar uma ou mais antenas externas e, quando itens marcados com RFID passam pela antena (um portal em uma porta, por exemplo), o leitor captura automaticamente os dados das tags.

As informações coletadas pelos leitores RFID devem ser interpretadas corretamente antes que possam ser de grande utilidade para os processos de negócios de uma organização. Quando várias tags estão dentro da faixa de transmissão de um leitor, o resultado é uma cacofonia de respostas com dados que devem ser gerenciados e processados ordenadamente. É aqui que entra o software RFID. A função exata que o software RFID executa varia de acordo com a aplicação que ele é projetado para suportar. Um aplicativo abrangente de gerenciamento de ativos, por exemplo, coleta os dados da tag, faz sentido e os traduz em informações acionáveis para gerenciar ativos.

Quando usar um Sistema de Gerenciamento de Ativos com RFID?

Embora a RFID tenha o potencial de ser a Tecnologia ideal para rastrear ativos de TI, nem todas as soluções RFID são as mesmas. Além disso, a tecnologia RFID sem software de gerenciamento de ativos apenas informa ao usuário que uma tag foi lida. Ele não fornece as informações necessárias para que uma organização obtenha uma visão holística de seus ativos e, como resultado, acompanhe melhor seus movimentos e gerencie como eles são usados.

Algumas empresas têm um software de gerenciamento de classe empresarial que informa a localização de seus ativos, mas somente quando esses ativos estão conectados e na rede da empresa. Se esses mesmos ativos estiverem desconectados da rede ou se tiverem sido fisicamente removidos do prédio, esse software não poderá rastrear os ativos. O software de gerenciamento de ativos com a RFID fornece visibilidade 24 horas por dia, 7 dias por semana, para os ativos, estejam eles no prédio, conectados à rede ou em um local remoto e fora da rede.

O SmartX HUB™ Asset Track é um exemplo de organizações que empregam cada vez mais software de gerenciamento de ativos para melhorar seus recursos e conhecimentos de rastreamento.

O SmartX HUB Asset Track é um software econômico habilitado para RFID que permite aos usuários monitorar e rastrear o movimento e o status de ativos de TI valiosos em tempo real, resultando em inventários físicos mais precisos com menos trabalho manual. Este aplicativo de software funciona em conjunto com uma infinidade de etiquetas e leitores RFID para fornecer uma solução de gerenciamento de ativos de ponta a ponta. Por ser um software completamente independente de plataforma e hardware, é flexível e escalável e pode evoluir à medida que as necessidades de uma empresa se desenvolvem e mudam.

Nosso software também é baseado em navegador, o que significa que ele pode ser facilmente implantado em um computador central e não precisa ser carregado em cada desktop ou laptop para usar o aplicativo. Ele pode simplesmente ser acessado em toda a organização usando um navegador de internet comum, como o Edge ou Chrome.

Os ativos de TI também podem ser rastreados a partir de vários pontos em toda a empresa, incluindo locais no de produção, escritórios ou nas casas de funcionários em teletrabalho. Isso ajuda a reduzir os custos de treinamento e implantação do aplicativo.

Um software como o SmartX HUB Asset Track fornece acesso a dados históricos, valida a utilização de ativos, mantém inventários de ativos, permite que os usuários identifiquem desvios da localização ou condição esperada do ativo e, quando combinado com o hardware RFID apropriado, aciona alertas automáticos quando ocorrem desvios.

Escalável e flexível, o SmartX HUB Asset Track é construído em uma plataforma muito robusta e independente, possibilitando que as organizações migrem de sistemas baseados em código de barras porque lê códigos de barras, bem como tags RFID ( e pode fazê-lo simultaneamente ).

O sistema permanece flexível à medida que uma organização cresce e suas necessidades mudam.

As empresas que desejam migrar de um sistema legado para um sistema de gerenciamento de ativos habilitado para RFID podem integrar o SmartX HUB Asset Track ao sistema existente, preservando assim seu investimento, ao mesmo tempo em que aprimoram seus processos de rastreamento de ativos.

Considerações antes de usar RFID para gerenciamento de ativos de TI

RFID é uma solução de ponta que responde a problemas de negócios antigos. No entanto, as organizações devem examinar minuciosamente seus processos e necessidades de negócios antes de avançar em uma solução de gerenciamento habilitada para RFID.

Qual é a necessidade do negócio?

A primeira ordem para qualquer empresa é entender completamente o que será necessário para implementar uma solução automatizada de gerenciamento de ativos?

Se aqueles que conduzem o projeto não entenderem a necessidade de negócios para implementar um sistema automatizado de gerenciamento de ativos, será difícil para eles persuadir os indivíduos ou departamentos responsáveis pela aprovação da implementação. Para colocar as mãos em torno da solução e do problema, as empresas devem começar determinando o ROI desejado. Além disso, eles devem entender o custo e o tempo envolvidos na implementação de um sistema automatizado de gerenciamento de ativos. Muitas vezes, é útil que as empresas falem com diferentes fornecedores que oferecem soluções de gerenciamento de ativos e até entrevistem seus clientes.

RFID é certo para mim?

RFID pode parecer muito avançado para algumas organizações. Se eles têm apenas um punhado de ativos para gerenciar ou seus ativos não são de alto valor, eles podem querer ficar com um sistema baseado em código de barras, uma vez que é uma opção menos dispendiosa. Essas organizações podem facilmente atualizar para uma solução flexível baseada em RFID quando for a hora certa. O primeiro passo para avançar com RFID e software de gerenciamento de ativos é desenvolver uma compreensão firme de seus componentes, benefícios, desafios e aplicações. Para as empresas que querem economizar tempo e dinheiro a longo prazo na gestão de ativos, é necessário entender quais ativos precisam ser gerenciados. Muitas organizações ficam surpresas com o fato de que, uma vez que um sistema eficiente é encontrado, o quanto é mais fácil rastrear seus ativos de TI.

Esta solução é escalável?

Se uma organização está pronta para aproveitar os benefícios automatizados de rastreamento de ativos da RFID, ela deve absolutamente investir em uma solução escalável que crescerá e evoluirá com suas necessidades. Algumas soluções baseadas em RFID têm um ponto ideal em termos do número de ativos que podem gerenciar com capacidade, do número de sites que podem suportar, etc. As organizações devem avaliar suas necessidades atuais e futuras e mapeá-las para as competências da solução antes de investir na tecnologia. Dessa forma, eles podem evitar revisões inesperadas e dispendiosas ou situações de rasgo e substituição no futuro.

Quão flexível é essa tecnologia?

A RFID e a tecnologia de gerenciamento de ativos (EAM) são tudo menos estagnadas, por isso pode ser arriscado e caro para as organizações investirem em tecnologia proprietária, em oposição a uma solução mais aberta. Como a tecnologia proprietária só funciona com determinados sistemas, ela diminui o conjunto de opções de software e hardware disponíveis para uma organização. Como resultado, ele pode não ser capaz de misturar e combinar as melhores tecnologias para sua situação particular. As organizações devem se concentrar em encontrar tecnologias que possam suportar suas necessidades hoje, mas ser flexíveis o suficiente para atender às suas necessidades amanhã. Idealmente, as empresas devem encontrar uma solução de gerenciamento de ativos habilitada para RFID que seja flexível o suficiente para trabalhar com códigos de barras, RFID passiva, assistida por bateria(ativa) é independente de hardware e plataforma, requer pouca integração e é compatível com seus sistemas de TI existentes.

Como funciona a solução SmartX HUB?

O primeiro passo é identificar todos os itens com tag RFID e constituir um cadastro de itens (que pode ser integrado com seu ERP usando APIs). O segundo passo é automatizar o processo de controle das movimentações. Para isso terá que integrar a antena com o sistema de controle de ativos  da SmartX HUB com funcionalidades diferentes para as movimentações internas e externas.

- Movimentações Internas são as transferências entre departamentos, que são duas operações: uma de saída e outra de entrada. Caso queira automatizar o controle terá que colocar uma antena em cada porta de um departamento. É uma solução bastante onerosa e ainda por cima há muitas possibilidades da tag RFID não ser capturada pela antena. 

Existem movimentações internas que não são transferências entre departamentos. São as laptops, equipamentos de rede e dispositivos usados para manutenção, comunicação e produção. Dependendo da importância, como por exemplo equipamentos de altíssimo valor, vale a pena pensar em colocar tag RFID ativa para facilitar a sua localização e controle.

- Movimentações Externas são os bens que saem da empresa, podendo retornar ou não. Por isso, causam descontroles, perdas e roubos. Podemos classificar as movimentações externas em:

a) Transferências para filiais, depósitos ou unidades fabris da empresa.

b) Saídas sem retorno: são os bens que deverão ser baixados do cadastro. Exemplos: venda, roubo, baixa como sucata, baixa por quebra sem possibilidade de conserto, obsolescência, etc.

c) Itens que saem e retornam: são veículos, equipamentos e ferramentas utilizados em serviços externos que retornam no fim do dia ou no dia seguinte;

d) Itens que saem e ficam em poder de terceiros com retorno demorado: bens locados, bens em comodato, bens em poder de terceiros, bens que saem para consertos, etc;

e) Saídas não autorizadas: furtos, desaparecimentos, desmontagem de máquinas para venda como peças, etc.

Para automatizar o controle das movimentações externas terá que assegurar que o item passe sempre por um portal com antena para efetuar a captura da tag RFID. A identificação do item capturado deve ser enviada ao sistema de controle de ativos que deverá processar de forma diferenciada conforme cada tipo de movimentação que está sendo efetuada.

Conclusão

Ao investir e implementar uma solução automatizada de gerenciamento de ativos, as empresas podem lucrar com a visibilidade 24 horas por dia, 7 dias por semana, do status e da localização de seus ativos de TI.

Esse controle diminui significativamente o potencial de ativos roubados, extraviados ou mal gerenciados, o que significa que as empresas podem concentrar seus esforços no gerenciamento e no crescimento de seus negócios, em vez de mitigar os danos causados pelo uso ineficiente ou perda de ativos de TI e informações proprietárias.

RFID é a tecnologia de hoje e o ROI do gerenciamento de ativos com RFID está se materializando mais rápido do que nunca. Por exemplo, em média, as empresas que investiram na solução de gerenciamento de ativos com RFID do SmartX HUB veem um retorno sobre seu investimento nos primeiros 12 meses.

O melhor software da categoria e a poderosa tecnologia RFID padrão da indústria se combinam para tornar o SmartX HUB a principal solução de rastreamento de ativos com etiquetas RFID, com mais de 250 organizações em todo o mundo experimentando os benefícios de nossa solução dentro de suas empresas. Nossa tecnologia RFID oferece às empresas e organizações o benefício de garantir a conformidade, aumentar a visibilidade de seus ativos, fortalecer a segurança e simplificar os processos de auditoria.

O rastreamento com RFID do SmartX HUB faz parte da solução da SmartX para track & trace e também aproveita as plataformas IoT-RFID e Cloud para captura de dados. A solução para rastreamento de itens do SmartX HUB avança seu sucesso na tecnologia de rastreabilidade em tempo real, permitindo vários casos de uso de negócios por meio de aplicativos e inteligência de negócios.

Após a implementação da solução RFID, o departamento de TI vê registros de estoque mais precisos. Sem o risco de erros manuais, a equipe do hospital pode ter certeza de que o inventário será mantido em níveis suficientes para fornecer alta qualidade aos seus processos de TI.

A presença global da SmartX HUB, juntamente com sua profunda experiência em transformação de negócios, provou que as metodologias e a experiência adquiridas com milhares de engajamentos mundiais ajudam os hospitais a alcançar resultados reais de negócios e inovação de forma rápida e econômica.

Para obter mais informações sobre como podemos ajudá-lo a superar os desafios para o seu negócio de saúde ou para conferir uma demonstração gratuita, entre em contato conosco.

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